De juiste webdesigner kiezen: een checklist voor bedrijven

Een websiteproject duurt een paar maanden; met het resultaat werkt u jaren. De keuze voor een partner is daarom belangrijker dan de keuze voor een ontwerp. Een mooi portfolio zegt iets over smaak, maar weinig over hoe een bureau communiceert, wat er na de lancering gebeurt of wie straks eigenaar is van de code. Deze checklist helpt u leveranciers op dezelfde punten te vergelijken.

01Voordat u gaat zoeken: weet wat u nodig hebt

Hoe beter u uw vraag kunt omschrijven, hoe beter de voorstellen die u terugkrijgt. Een briefing van één of twee pagina's is genoeg. Daarmee voorkomt u ook dat u appels met peren vergelijkt, omdat elke partij van dezelfde uitgangspunten uitgaat. Zet er in elk geval het volgende in:

• Het doel van de website: aanvragen, werving, verkoop of een portaal voor bestaande klanten.
• Uw doelgroepen, markten en talen, bijvoorbeeld Nederland, Vlaanderen en Duitsland.
• Functies en koppelingen die er beslist in moeten, zoals een CRM, boekhoudpakket of planningssysteem.
• Wat er aan uw huidige website niet goed werkt, en wat juist behouden moet blijven, zoals pagina's die goed scoren in zoekmachines.
• Wie de teksten en beelden aanlevert, en wie de site straks beheert.
• De gewenste planning en eventuele harde deadlines, zoals een beurs of een campagne.
• Een indicatie van uw budget. Ook zonder openbare prijslijst helpt een bandbreedte een leverancier om een passende omvang voor te stellen.

02Portfolio en referenties beoordelen

Kijk verder dan screenshots. Open de live websites uit het portfolio op uw telefoon. Laden ze snel? Werken de formulieren? Kunt u de site met alleen het toetsenbord gebruiken? Een snelle test in PageSpeed Insights laat zien hoe een site technisch in elkaar zit. Vraag daarnaast naar projecten die op uw situatie lijken: dezelfde sector, een vergelijkbare complexiteit, meerdere talen of koppelingen.

Vraag ook hoe lang klanten blijven. Een bureau dat websites jarenlang voor dezelfde klanten onderhoudt en uitbreidt, levert blijkbaar iets wat werkt. Vraag of u een of twee klanten mag bellen, en vraag hun vooral wat er misging en hoe dat werd opgelost; elk project kent tegenvallers. Wees kritisch bij cijfers die u niet kunt controleren, zoals een percentage meer leads. Vraag hoe dat is gemeten en over welke periode.

03Wie doet het werk, en hoe communiceert u?

Een bureau kan het werk zelf doen, freelancers inschakelen of onderdelen uitbesteden aan een team in het buitenland. Geen van die modellen is op zich verkeerd, maar u moet weten hoe het zit. Vraag wie uw vaste aanspreekpunt is, wie de code schrijft, in welke taal de communicatie verloopt en hoe snel u antwoord krijgt. Samenwerken op afstand werkt goed als de afspraken helder zijn: vaste overlegmomenten, schriftelijke verslagen en een gedeeld overzicht van wat af is en wat nog openstaat.

Laat u ook de werkwijze uitleggen. Een serieuze partij kan vertellen welke stappen er zijn, van intake en ontwerp tot bouw, testen en lancering, en wat er van u wordt verwacht. Vraag naar een voorbeeldplanning en naar hoe de oplevering wordt getest: op welke apparaten, in welke browsers, en of toegankelijkheid en snelheid daarbij horen. Vervangt u een bestaande site, vraag dan ook naar het plan voor doorverwijzingen van oude naar nieuwe adressen (301-redirects), zodat u uw posities in zoekmachines niet kwijtraakt.

04Contract, eigendom en privacy

Eigendom van de code wordt vaak vergeten. In Nederland blijft het auteursrecht op ontwerp en code bij de maker, tenzij het met een schriftelijke akte wordt overgedragen. Ook in België moeten afspraken over auteursrechten schriftelijk worden vastgelegd, en ze worden beperkt uitgelegd. Leg daarom in het contract uitdrukkelijk vast dat de rechten op de code en het ontwerp naar u gaan, of dat u een ruime, onbeperkte licentie krijgt, en dat u de broncode ontvangt. Controleer daarnaast de volgende punten:

• De domeinnaam staat op naam van uw bedrijf, voor .nl bij SIDN en voor .be bij DNS Belgium, via een registrar naar keuze.
• U hebt een eigen hostingaccount, of in elk geval volledige beheertoegang.
• Er is een verwerkersovereenkomst als de leverancier persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld via formulieren of hosting.
• De omvang en de prijs liggen vast, met een duidelijke procedure voor wijzigingen.
• Er zijn afspraken over oplevering, acceptatie en een garantieperiode voor fouten.
• Bij een overstap krijgt u de code, de documentatie en alle toegangsgegevens.

Bespreek ook wie verantwoordelijk is voor de juridische onderdelen van de site: privacyverklaring, cookietoestemming en bedrijfsgegevens zoals uw KvK- of ondernemingsnummer en btw-nummer. Een webbouwer zorgt voor de techniek, zoals een cookiebanner die scripts echt pas na toestemming laadt. De teksten zelf blijven uw verantwoordelijkheid; laat ze bij twijfel opstellen of controleren door een jurist.

05Na de lancering: onderhoud en overstappen

Een website is na de lancering niet af. Vraag wie de updates en beveiligingspatches doet, hoe vaak er back-ups worden gemaakt, waar die staan en of het terugzetten wordt getest. Vraag wat er gebeurt bij een storing en hoe snel er wordt gereageerd. Maak onderscheid tussen wat in het onderhoud zit en wat apart wordt gerekend. En vraag wat er gebeurt als u ooit wilt overstappen: kan een andere ontwikkelaar uw site overnemen? Een gangbaar framework, documentatie en geautomatiseerde tests maken dat een stuk eenvoudiger.

Zo vergelijkt u offertes in vijf stappen:

1. Nodig twee of drie partijen uit en geef iedereen dezelfde briefing.
2. Plan met elke partij een kort intakegesprek. Let op wie vragen stelt over uw bedrijf en uw klanten, en wie vooral over zichzelf vertelt.
3. Vergelijk de voorstellen regel voor regel op omvang en aanpak, niet alleen op het eindbedrag.
4. Vraag om een vaste prijs voor een afgebakende omvang, of om een uurtarief met een duidelijk plafond.
5. Loop de contractpunten hierboven na voordat u tekent.

Bij CleanByte werken wij zo: wij zijn gevestigd in Boekarest, Roemenië, binnen de EU, en bouwen sinds 2014 websites. Na een intake krijgt u één vaste prijs voor een duidelijk omschreven omvang, de code is voor honderd procent van u, en sommige klanten werken al sinds 2015 met ons. Onze gesprekken voeren wij in het Engels; de websites zelf leveren wij in elke taal. U mag ons gerust op alle punten uit deze checklist toetsen.